Transparantie: een vereiste voor modern leiderschap

In mijn vorige artikel stelde ik je de vraag: Waarom ben jij ondernemer geworden?

Was dat omdat je iets goed kon of omdat je de goede dingen wilde doen. Op het pad van ondernemerschap loop je soms letterlijk tegen obstakels aan. En als deze zijn opgelost, staat er weer een beer op de weg.

 

Hoe ga je hiermee om?

Als je wilt dat jij en je onderneming groeien, dan zal je je medewerkers moeten inzetten. Dit kan natuurlijk op de traditionele manier door taken uit te delen, maar verwacht in dat geval geen eigen inbreng of ontwikkeling. Je kunt er ook voor kiezen om je medewerkers mee te nemen in het proces. Vertel welke richting je op wilt, wat je belangrijk vindt. Maak ze verantwoordelijk en geef ze het vertrouwen om zelfstandig aan de slag te gaan.

 

Wat betekent dat voor jou?

Je moet leren en durven loslaten. Nagenoeg iedere ondernemer of leidinggevende zegt dat hij dit doet. De praktijk blijkt anders. Herken je dit: er worden afspraken gemaakt in het directieoverleg en de eerste die het niet opvolgt is de directeur zelf? Of dat iets van bovenaf wordt opgelegd en een leidinggevende heel snel een uitzondering heeft ‘gevonden’ zodat het weer op de oude wijze kan.

Omdat ik altijd heel selectief was in mijn informatie voorziening, om de werknemers niet te belasten of omdat ik iets wilde bereiken, kom ik er nu pas achter dat het niet effectief is geweest. Omdat ze altijd wel iets horen of lezen en van mij niet de juiste informatie ontvingen, gingen ze er toch over nadenken en ging ieder op zijn eigen wijze hiermee om. Juist dit werkt contraproductief.

Ik begrijp nu waarom we ondanks het harde werken niet de resultaten hebben bereikt die we steeds nastreefden. Nu we dit hebben toegepast is alles veel effectiever geworden. Wat mij het meeste verrast is de betrokkenheid van de medewerkers.

 

Transparant door het delen van loze informatie

Transparantie is een breed begrip. Ik zal aan de hand van verschillende voorbeelden illustreren hoe organisaties hiermee omgaan. Communicatie is zeker een belangrijk onderdeel. Ook het gedrag en uitstraling valt hieronder. Transparante organisaties hebben als kenmerk dat in alle geledingen hetzelfde wordt gesproken, gedrag herkenbaar is en men toch authenticiteit laat zien.

 

Valkuilen van Communicatie

Het is essentieel die informatie te communiceren die relevant is voor de functie, het functioneren van de medewerker, onderneming en met name de klant. Voorkom dat je subjectieve informatie verstrekt, door je zelf geselecteerd, om een bepaald doel te bereiken. Als je dit wel doet weet je ook welke reactie je krijgt. Dit is eigenlijk de oude manier van leidinggeven, waarbij de leidinggevende niet anders gewend is dan op deze manier zijn ‘doel’ te bereiken, zogenaamde controle.

Zeker bij de nieuwe generatie medewerkers is dit killing. Zij willen zelf nadenken en op ‘eigen wijze’ hun functie vervullen.

Natuurlijk mag je je mening, doelstelling of zienswijze geven over de verstrekte informatie, soms is dit zelfs noodzakelijk, maar geef dit dan wel duidelijk aan. Voorkom verwarring over wat feiten of  meningen zijn.

 

Sturende transparantie

Voorkom misbruik van ‘transparantie’ door sturing te geven aan je informatie om een doelstelling te behalen. Je problemen ontstaan heel snel als er een andere doelstelling komt. Kijk naar bijvoorbeeld de regering, hoe premier Rutte omgaat met het Oekraïne-verdrag*. Welke wisselende argumentaties hij heeft gebruikt om zijn ‘gelijk’ te halen. En heeft hij die wisselende argumentatie getoetst aan de oorspronkelijke doelstelling? Is hij hierdoor geloofwaardiger geworden?

Zeker de nieuwe generatie prikt hier zo doorheen en haalt zijn informatie uit veel verschillende bronnen en niet meer uit een traditioneel soort nieuwsvoorziening, zoals een krant of actualiteitenrubriek. Het is de oude manier van denken en transparant zijn.

 

Selectieve transparantie

Of kijk naar het functioneren van de KNVB*. Een sprekend voorbeeld van selectieve transparantie, waar de kranten en praatprogramma’s al enige tijd mee gevuld worden. In mijn optiek, is er op dit moment geen echte RVC en directie en geen draagvlak door onder andere kritieken van de clubs. Ondanks dat worden strategische, lange termijn besluiten genomen over zaken die controversieel zijn en de top de kop heeft gekost. Deze besluiten worden vervolgens ook weer opgeschort door mensen die uiteindelijk niet de verantwoordelijkheid dragen.

Misschien is pas op de plaats maken en de lopende zaken goed oppakken het beste op dit moment. Gepast zou zijn te handelen naar hun eigen missie ”Voetbal om van te houden; dat is waar we ons voor inzetten. En dat we samen met clubs, officials, coaches, spelers, publiek, partners en sponsors écht willen realiseren. Elke dag opnieuw.” Met andere woorden: zet je in voor de behoeften van de clubs. Zorg in de top voor een team dat oprecht transparant is en modern leiderschap uitstraalt, dan komt het vertrouwen en draagvlak vanzelf terug.

*In beide situaties gaat het niet om het gelijk hebben, wel over de informatievoorziening. Voor de transparantie is het goed om hier te vermelden dat het in de voorbeelden gaat om het proces en niet om de inhoud. Welke focus ligt er bij de beslissing, het zijn twee dienende en uitvoerende  partijen.

 

Commissie stiekem, tja hoe transparant is dat?

De overheid en ook veel ondernemingen schermen vaak met een zogenoemde commissie stiekem. Alleen dat geeft al voldoende stof tot speculeren en onrust. Wie bepaalt welke informatie daar onder valt, welke doelstelling wordt beoogd. Het is natuurlijk heel makkelijk om je te verschuilen achter zo’n commissie of het zogenaamde grotere belang, waarmee je de mensen kunt voorhouden dat het niet goed is om bepaalde informatie te delen. Hoe vaak gebruik jij bewust of onbewust de commissie stiekem?

Hoe vaak denk je niet voor iemand anders, vul je de antwoorden al in en ga zo maar door zonder dat we dit toetsen. We zijn er vaak van overtuigd dat het zo is. Dat dit het beste is voor hem/haar of de onderneming.

 

Nieuwe generatie wars van betutteling

Medewerkers zelf na laten denken is voor de nieuwe generatie logisch en inspirerend, waardoor ze betrokkenheid voelen en ervaren. Deze generatie is effectief en productief wanneer zij binnen bepaalde kaders zelf kunnen handelen en denken zonder betutteling. Helaas ligt dat voor de oudere generatie anders en juist die generatie staat nu vaak aan het roer van een onderneming of afdeling. De kaders waarin de oudere generatie mocht denken waren zeer beperkt, al denkt die generatie juist van niet. Zij vergelijken het weer met hun voorgaande generaties.

 

Modern leiderschap vs. horizontale en verticale organisaties

Modern leiderschap en moderne medewerkers denken niet meer in horizontale of verticale organisaties. Inzichten en oplossingen komen juist uit andere geledingen van de organisatie dan waar het ‘probleem’ vandaan komt. Werknemers moeten dus heel goed weten wat er speelt in de organisatie, wat de toekomstvisie is van de onderneming en het verwachtingspatroon van de medewerkers.

Ik kom nog te veel tegen dat informatie ‘voorlopig’ achtergehouden wordt, omdat het volgens de ondernemer of directie niet goed is om te delen op dit moment. Of nog erger dat zij aannemen dat de medewerkers niet met die informatie om kunnen gaan. De ondernemer denkt en bepaalt in dat geval voor zijn medewerkers. Net of werknemers gek zijn. Signalen zijn altijd merkbaar en worden opgepikt. Natuurlijk mag je als ondernemer dit zelf bepalen, maar het zal je niet ontlasten, de effectiviteit verkleinen en de schijncontrole vergroten. Je blijft dan hard werken in je organisatie, ook dat is een keuze.

 

Alles moet maar kunnen…

Transparant zijn betekent niet dat alle informatie zomaar in de organisatie gekieperd moet worden. Of dat alles maar moet kunnen. Dat is de grootste fout die vaak wordt gemaakt. Geef alleen de relevante informatie (waak voor sturende en selectieve transparantie). Denk daar niet te makkelijk over. Dit vraagt focus en visie van de ondernemer. Alleen dan kun je de juiste informatie en het juiste resultaat realiseren.

 

Voorkom dat oude patronen zich herhalen

In de praktijk zie je vaak dat de ondernemer al veel langer met het proces bezig is geweest voordat hij de beslissing heeft gemaakt om dit door te voeren. Deze ondernemer verwacht wel dat zijn medewerkers in no-time kunnen omschakelen. Helaas grijpt de ondernemer of leidinggevende vaak te vroeg in als het proces in hun optiek te langzaam gaat.

Ze realiseren zich niet dat de medewerker intensief bewust en onbewust bezig is om zich dit proces eigen te maken. Het afbreken zorgt ervoor dat er weer vanaf nul kan worden begonnen. Alle oude patronen herhalen zich. De medewerker weet toch dat hij weer overruled wordt door de ondernemer of leidinggevende en bespaart zich de inspanning om dit te volgende keer weer te doen.

Wees je bewust dat het tijd kost om je organisatie er aan te laten wennen. Dat er informatie wordt verstrekt waar zijzelf ook over moeten nadenken. Het is jouw taak als ondernemer om ze de kans en ruimte te geven om dit op te pakken.

Wilco