Bewegen, veranderen of…

Deel 2: Veranderen is nodig om winst te blijven maken + drie tips om deze veranderingen te waarborgen

In mijn eerste artikel “Het is kwart voor twaalf…..en dat kwartier hebben we hard nodig” heb ik het gehad over de houding van de beroepsgroep ten opzichte van alle veranderingen die plaatsvinden. In mijn tweede artikel, “Deel 1: Bewegen is nodig om te overleven”  heb ik aangegeven waarom het belangrijk is om als accountant te blijven bewegen. Overzicht creëren, prioriteiten stellen en hulp durven vragen, zijn drie belangrijke punten om in beweging te komen en te blijven. In dit artikel gaat het onder meer over zelfreflectie, inzicht en overzicht.

Om tot de juiste beslissing te kunnen komen, is zelfreflectie, inzicht en overzicht van levensbelang. Voor jezelf als vennoot, accountant en ook voor de medewerkers. Stel je bent op het punt aangekomen dat je kunt stoppen. Realiseer je als oudere vennoot de mogelijkheden die je hebt om de onderneming toekomstbestendig achter te laten. Of durf te benoemen dat je er geen belang bij hebt en er ook niet aan mee wilt werken, dan kunnen de andere vennoten en medewerkers daar iets mee doen. Voorwaarde is wel dat je het ´los´ kunt laten. Jongere vennoten moeten helder krijgen wat ze in de toekomst willen met de onderneming en dit kenbaar maken. Net als de medewerkers van het kantoor. Dit vraagt lef en stevig leiderschap.

 

Tip 4: verhoog de zelfreflectie van jou en je team

Onder zelfreflectie versta ik dat je je eigen handelen, gedachten en gevoelens goed kunt overzien, jezelf een spiegel kunt voorhouden.

“Je gaat het pas zien als je het door hebt” – Johan Cruijff

graffiti-Johan CruijffAccountants hebben een grote uitdaging met het creëren van overzicht door de hectiek van de dag. Maar dat niet alleen. Ik merk dat er onbewust veel angst is om werkelijk te kijken naar wat er is, je moet verder kijken dan de cijfers. Durf te kijken wat er aan kwaliteit is binnen je onderneming, welke kwaliteit ontbreekt en wat zijn de beschikbare mogelijkheden binnen en buiten je comfortzone. Het is belangrijk om over die angst heen te stappen. Alleen dan kun je op de juiste wijze overzicht krijgen. Maak het niet moeilijker dan het is, alles is aanwezig. Slow down is in sommige gevallen beter dan versnellen. Maar hoe doe je dat?*

Om een helder beeld van je situatie te krijgen, is een hoge mate van zelfreflectie nodig. Van jou en van je medewerkers! Dit bewustzijn is noodzakelijk vóórdat je actie gaat ondernemen. Dit bewustzijn wordt volledig onderschat. Voorkom de veel gemaakte fout van besluiten nemen zonder dat er voldoende zelfreflectie is. Wil je dat jouw besluit een grote kans van slagen heeft, verdient dit zeker de aandacht.

Realiseer je eens hoeveel rust en inzicht het geeft als je een goede zelfreflectie hebt. Veel antwoorden zijn dan logisch, je handelen wordt eenvoudiger en meer authentiek. Je reageert adequater op de ontwikkelingen en je put kracht uit jezelf en je onderneming.

Misschien herken je een van deze opmerkingen of gedachten?
“Ik weet nu eenmaal hoe ze zijn, het gaat altijd zo.”
“Ze kunnen dat helemaal niet overzien. Als ik mij er niet mee bemoei, dan gaat het fout.”
“Ze komen nooit zelf met initiatieven, dus pak ik het wel weer op.”
“Iedere keer als ik iets wil doen, komen ze op voorhand al met kritiek.”
“Ze willen meer vrijheid, maar kunnen dit niet aan.”
Mismatch tussen directie en medewerkers door aannames
Heel menselijke reacties, echter deze of soortgelijke reacties horen we vaak en zijn niet versterkend. Het bevestigd juist de mismatch tussen de directie en medewerkers. Allereerst ben ik dan altijd benieuwd hoe (en of) deze aannames zijn getoetst. Heeft de leidinggevende dit gevraagd aan betrokkene of serieus getoetst door bijvoorbeeld praktische testcases?

 

Hoe zit het met het onderlinge vertrouwen?

Het volgende punt is het onderzoeken van de vraag: hoeveel vertrouwen is er onderling? Zijn zowel de accountant als de medewerker nog wel gemotiveerd om het maximale uit elkaar te halen of is men al murw. Natuurlijk zijn er meer punten waar naar gekeken moet worden naar aanleiding van deze gedachten. En waar meestal ook naar gehandeld wordt. Ik ben ervan overtuigd dat beide partijen bewust goede intenties met elkaar hebben.

De vele veranderingen die de afgelopen jaren, al dan niet vrijwillig, hebben plaatsgevonden, hebben veel energie gekost van alle partijen en we zijn nog niet op de helft. Voor sommigen is het nu al te veel en helaas is het verloop juist onder de goede medewerkers groot. Het is daarom voor jou en je team lonend als je weet hoe je met jezelf communiceert, hoe je communiceert met anderen en wat stress daarin doet. De mensen zijn altijd erg verrast wat de invloed is van goede communicatie naar jezelf en naar de ander, rekening houdend met stress. Naast communicatie is inzicht in je flexibiliteit en energiebalans heel belangrijk. Dit verhoogt direct de effectiviteit en productiviteit en scheelt veel negatieve energie.

 

Durf te vragen!

Vraag aan je medewerkers wat ze willen en hoe zij denken in de toekomst optimaal te kunnen renderen. Ook zij moeten uit hun comfortzone durven stappen. Stel deze vragen dan wel op de juiste wijze, op het juiste moment en in de juiste context. Creëer een veilige omgeving, waarin zij niet direct afgerekend worden op hun reactie of antwoorden! Hiermee voorkom je sociaal wenselijke antwoorden en dat je aannames bevestigd worden.

Souffleer jij je medewerkers?
Het wordt helemaal leuk als jij gaat souffleren hoe iemand moet denken, welke informatie voor hem nuttig is en welke niet. In dat geval neem je je medewerkers bij voorbaat al niet serieus. De kritische (negatieve?) medewerker die zich wel uitspreekt en voor zijn gevoel altijd maar de strijd aan moet gaan, wordt als lastig ervaren. Alle opmerkingen worden vooraf al gekaderd en niet objectief beoordeeld. Zorg voor een transparante werkomgeving, waarin zowel jijzelf als je medewerkers eerlijk durven aan te geven wat er leeft. Op deze wijze kom je veel sneller gezamenlijk uit die comfortzone om de gewenste veranderingen door te voeren. Hier is een grote mate van leiderschap voor nodig van beide kanten.

Tip 5 : zorg voor een goede voorbereiding en taakverdeling

Baas en team samen aan het werk_taakverdelingEen goede voorbereiding is belangrijk. Zeker als je de enige eigenaar bent of partner in een kleine maatschap, is het belangrijk de taken maar ook je tijd goed te verdelen. Op basis van de visie en elkanders kwaliteiten moet je de taken verdelen en een planning maken. Het is van groot belang om je daar aan te houden. Elke dag zijn er momenten dat je een excuus hebt om te verzaken, om onderzoek of inventarisatie uit te stellen, een opleiding of overleg op te schorten. Trap niet in de val van de waan van de dag. Een heldere structuur helpt je hierbij.

Ik krijg wel eens de vraag gesteld, waarom persoonlijke ontwikkeling van jezelf en je medewerkers zo’n groot aandeel heeft in de voorbereiding om tot verandering te komen? Dit is om de doodeenvoudige reden dat je alleen dan optimaal gebruik kunt maken van de aanwezige kennis, expertise – vakinhoudelijke kennis is vaak wel voldoende aanwezig – en van daaruit op de juiste wijze kunt inventariseren of keuzes maken.

Vanuit een beperkt transparante cultuur met een continue hoge werkdruk en stress,  versterkt door de bestaande patronen, is het een heel grote uitdaging zonder hulp van buitenaf, deze inventarisatie en keuzes te maken. Wil jij met jouw onderneming veranderen, vraag ook ondersteuning in het voortraject.

 

Zou het zo kunnen zijn dat;

Een maatschap bestaat meestal uit een aantal relatief oudere vennoten plus wat jongere vennoten. Deze oudere vennoten hebben een ander belang, welke vaak nog gebaseerd is op het oude systeem. Waar de focus voor de jongere vennoten juist ligt op de ontwikkeling, innovatie en lange termijn, ligt dat voor de oudere garde op de korte termijn. Voor de korte termijn, het overleven, is het op peil houden van het inkomen het belangrijkste doel. Dit gaat gepaard met forse bezuinigingen en ten koste van de medewerkers en uiteindelijk de onderneming.

De jongere vennoot wordt verantwoordelijk gemaakt voor de vernieuwingen, hij/zij mag hier een deel van zijn/haar tijd aan besteden. Het rendement van deze zogenaamde ‘strategische zet’ is nagenoeg nihil. Wel zijn ‘we’ voor de buitenwereld goed bezig. Dat noemen we Window dressing. Herkenbaar?

De oorzaak van het lage rendement van deze jongere vennoot is simpel. Door de verschillende belangen –korte en lange termijn– en het ontbreken van een gezamenlijke visie en heldere doelstelling, is de poging van de jongere vennoot kansloos. De oudere garde is in de meerderheid, bewust willen ze best iets vernieuwen, onbewust niet. En het onbewuste regeert!

 

Bepaal jijzelf je toekomst?

Conscientia leiderschapAlle inbreng voor vernieuwingen zullen worden bekritiseerd of binnen bepaalde grenzen mogen worden toegepast. Als het de oudere garde maar niet raakt. Zolang het nog gaat om software implementatie, waarmee ze personeelskosten besparen, is men nog bereid iets te doen. Gaat het over meer fundamentele veranderingen, zoals persoonlijke ontwikkeling, ligt het beduidend anders. Denk hierbij aan communicatie, zelfbewustzijn, zelfreflectie, verantwoordelijkheid nemen en loslaten, leiderschap tonen, flexibiliteit. Juist die zaken die in mijn optiek nodig zijn om succesvolle keuzes te kunnen maken voor een gezonde toekomst. Deze trajecten hebben tijd nodig. Doe dit nu je nog zelf de keuze hebt en wacht niet tot anderen jouw toekomst en die van je onderneming bepalen.

Wie helpt medewerkers aan toekomstperspectief?

Er wordt te weinig gedaan om medewerkers toekomstperspectief te bieden. Er wordt nog steeds uitgegaan van het traditionele functiehuis, waar alleen oog is voor vakinhoudelijke kennis. Zowel met medewerkers die werkzaam zijn in de onderneming dan wel moeten vertrekken of al zijn vertrokken, is weinig gedaan om ze perspectief te bieden op de markt. Vakinhoudelijke kennis alleen is niet meer voldoende. Investeer in je ‘werkkapitaal’. Een vacature die je als ondernemer ingevuld wilt zien, vraagt naast expertise, ook vaardigheden en persoonlijkheid.

Onbewuste sabotage, een terugkerend thema

In gesprekken met jongere accountants, merk ik dat ‘onbewuste’ sabotage een terugkerend thema is. Directieleden zijn in staat op alle suggesties en voorstellen kritische vragen te stellen, waardoor het traject wordt getraineerd. Ook het niet duidelijk maken van visie en doelstellingen dragen daaraan bij. Dat maakt het onwerkbaar met als gevolg dat deze jonge vennoot in no- time een bepaalde onverschilligheid gaat aannemen, zich laat opslokken door de bestaande bedrijfscultuur en alle oude dynamieken gaat overnemen. Dat is in zijn optiek op dat moment zijn enige redding. Ze voelen vaak ook wel dat het niet goed is, maar ze zijn murw en staan dan in de overlevingsstand. Of dit functioneel en effectief is?

Zoek de gezamenlijkheid op

Ik denk dat iedereen het er over eens is dat de toekomstige accountant meer in zijn bagage moet hebben dan de huidige accountant. Zowel op het gebied van gedrag, leiderschapsstijl, communicatie, flexibiliteit en effectiviteit. Hetzelfde is van toepassing op zijn medewerkers. Het is te makkelijk om de schuld te wijzen naar een van de partijen. Het is veel belangrijker om de gezamenlijkheid op te zoeken en van daaruit te ontwikkelen.

 

Tip 6: durf te investeren

Naast investeren in de voorbereiding, moet je ook durven investeren in het uittesten wat voor jouw onderneming het beste werkt. Wat werkt voor jou, jouw medewerkers en met name je cliënten. Het betrekken van je team bij dit proces is onlosmakelijk verbonden met het goede resultaat. Investeer in cursussen, tijd om te oriënteren en inventariseren van de beschikbare mogelijkheden en ga waar mogelijk proef draaien.

Dat betekent na alle eerdere stappen misschien wel eerst medewerkers ervaringen laten opdoen met bijvoorbeeld een aantal software systemen, ga samen met het team ontdekken wat hun visie is, kijk naar wat de overeenkomsten zijn met de visie van de onderneming en bepaal waar een systeem aan moet voldoen en welke behoeften er zijn vanuit de medewerkers. Toets dit met de werkelijkheid en kijk dan naar wat haalbaar is.

Waak voor het opspelen van oude patronen

Conscientia waak voor oude patronenDe valkuil is dat als er wordt geïnvesteerd in bijvoorbeeld software of strategie en het blijkt de verkeerde keuze te zijn geweest, halsstarrig wordt vastgehouden aan de verkeerde keuze. Oude patronen spelen dan weer op, zoals wie neemt de verantwoordelijkheid voor de verkeerde keuze en wie pakt het nu gefundeerd op en gaat het oplossen. Dit gaat ten koste van de medewerkers en cliënten.

Neem jezelf mee in de ‘ontdekkingsreis’ van de mogelijkheden en tegelijkertijd de onmogelijkheden van jouw onderneming. Misschien ontdek je hiermee wel dat je juist iemand moet aannemen met kwaliteiten die op dit moment ontbreken om de anderen ook optimaal te blijven benutten. Of dat je alle kwaliteiten al beschikbaar hebt, die  door ontwikkeling of scholing optimaal benut kunnen worden.

Door reactief beslissingen te nemen of met te weinig betrokkenheid naar de medewerkers toe, zal de keuze leiden tot teleurstelling. Ook het niet volledig ondersteunen van de beslissing of strategie vanuit de directie maakt het succes kansloos. De directie heeft natuurlijk nog steeds een voorbeeldfunctie.

*Hoe doe je dat? Hoe pak je dingen aan, op welke wijze optimaliseer je zelfreflectie, hoe creëer je die gezamenlijkheid en belangrijk hoe creëer je overzicht, zijn vragen die relevant zijn om leiderschap te tonen. Om je handvatten te geven, organiseren wij binnenkort een lunchworkshop.

Workshop ‘Proeverij voor Toekomstbestendig Leiderschap’

In deze lunchworkshop, proef je aan de thema’s: het verhogen van je zelfreflectie, effectiviteit en flexibiliteit, invloed van gedrag, in- en externe communicatie en het creëren van overzicht. Naast deze thema’s geven we je ook tools mee die je direct kunt gebruiken.

De eendaagse workshop ‘De Proeverij voor Toekomstbestendig Leiderschap’ vindt op verschillende data gedurende het jaar plaats. Deze workshop is ook incompany mogelijk. Neem gerust contact met ons op voor de exacte data via info@conscientia.nu of bel 06 220 300 57.

Wil jij ook iemand in beweging krijgen, deel dit artikel gerust!

Wilco Hoogeboom